Une formation en organisation compte trois axes essentiels.

On compte en effet la formation à l’organisation de l’activité commerciale, la formation à l’organisation des ressources humaines, et la formation à l’organisation qualité.

Ces trois points de la formation en organisation reposent en fait sur une réflexion sur la préparation de l’activité, son déroulement, et son bilan. Une formation en organisation tend également à regrouper et rendre cohérent l’ensemble des services d’une entreprise, en les incitant notamment à une meilleure communication et à une plus grande cohérence.

La formation à l’organisation de l’activité commerciale est destinée à la mise en place d’objectifs, et d’un plan pour y parvenir. Comment prospecter (campagne publicitaire, sur papier ou par téléphone, visite à domicile), et quels sont les arguments de vente à développer ? La formation à l’organisation des ressources humaines compte à la fois sur l’évaluation des compétences, et sur les moyens disponibles pour améliorer ces aptitudes. Enfin, la formation à l’organisation qualité doit représenter l’analyse des prestations fournies grâce aux systèmes d’audits, et la gestion documentaire qui constituera la mémoire de l’entreprise.

Une formation organisation se déroule sur deux ou trois jours, et représente un investissement d’environ 800 euros, financé généralement par l’entreprise (Direction des Ressources Humaines ou Comité d’Entreprise). Les formations en organisation s’adressent à des managers ou dirigeants, mais également aux employés concernés par l’un des trois axes développés au cours de l’enseignement.

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Stratégie et organisation représentent également le sujet d’étude de nombreux chercheurs de haut-niveau.

La stratégie et l’organisation d’une entreprise passent par un questionnement simple : « quoi ? » et « comment ? ». Il s’agit en quelque sorte de renouer avec les objectifs primordiaux d’une entreprise, afin d’élaborer un plan d’action à court et long terme. Stratégie et organisation doivent donc être les soucis premiers de tout dirigeant d’entreprise.

Mais si les questions sous-tendues par la recherche de stratégie et d’organisation sont simples, les réponses, en revanche, peuvent être d’une complexité sans fond. C’est pour cette raison que de nombreux comités de recherche sur la stratégie et l’organisation ont vu le jour, regroupant des universitaires de haut-niveau, et des acteurs du monde du travail. On peut notamment citer le LIPSOR (Laboratoire d’Investigation en Prospective Stratégie et Organisation), qui est dirigé par Michel Godet, titulaire de la Chaire de Prospective Stratégique, et Yvon Pesqueux, titulaire de la Chaire de Développement des Systèmes d’Organisation. Ce département du CNAM (Conservatoire National des Arts et Métiers) est entièrement dédié à la recherche sur la stratégie et l’organisation.

Pour tous ceux qui souhaitent se pencher davantage sur les notions de stratégie et d’organisation, il existe des formations spécifiques. En France, l’EMLYON compte une bonne vingtaine de professeurs d’horizons différents, qui se chargent de former et de pousser les recherches en stratégie et organisation le plus loin possible.

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L’organisation des entreprises est donc toujours plus ou moins modelée sur un système pyramidal. Mais si ce principe peut fonctionner pour une petite entreprise, dans laquelle il est encore possible pour un patron de coordonner l’ensemble, il devient en revanche complètement obsolète dans une entreprise de plus grande envergure.

L’organisation d’une entreprise performante doit permettre des prises de décisions rapides, et encourager l’autonomie. Dans une entreprise de type pyramidal, les décisions sont toujours soumises à la direction avant d’être adoptées. Mais plus les chaînons menant au somment se multiplient, et plus la prise de décision devient lente et fastidieuse. L’organisation de l’entreprise doit alors se modifier radicalement pour retrouver dynamisme et efficacité.

Pour prendre la mesure de l’efficacité d’une organisation d’entreprise, et connaître les structures qui doivent être transformées, améliorées, allégées ou supprimées, des audits organisationnels peuvent être menés par des professionnels, qui suivront ensuite le processus de mutation de l’entreprise. Une bonne organisation en entreprise accroîtra le rendement global, tout en créant un contexte de travail valorisant pour tous.

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Depuis l’avènement de l’ère industrielle, l’organisation du travail a été une préoccupation majeur des dirigeants et des chercheurs. Plusieurs méthodes ont été utilisées, parmi lesquelles on peut citer le fayolisme (ou l’art du management) ou le toyotisme (la fabrication doit se faire quasiment « à la demande » pour éviter les excès), qui ont supplanté le taylorisme et le fordisme. Aujourd’hui, l’organisation du travail a encore effectué de profondes mutations, et de nouveaux modèles émergent.

Ainsi, l’organisation du travail moderne privilégie avant tout le résultat. Les employés sont responsabilisés en étant chargés d’atteindre des objectifs concrets et chiffrés. A eux ensuite de savoir s’organiser pour y parvenir. Cette organisation du travail présente l’avantage de décharger un peu les patrons, et, surtout, de valoriser le travail et l’inventivité des employés, ce qui est nettement plus motivant que toutes les formes de sanctions imaginables.

Dans le même ordre d’idée, les entreprises modernes souscrivent de plus en plus à une organisation du travail basée sur un esprit ludique. Il s’agit encore une fois de remplir des objectifs, mais en développant des campagnes ponctuelles, où les employés qui auront réussi le challenge seront récompensés par un voyage, ou l’octroi d’un cadeau de prix. Cette organisation du travail est également très stimulante, encourage l’émulation entre collègues, et permet de créer des liens plus forts au sein d’une équipe.

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Sachez qu’il existe en France plusieurs formations pour la gestion des organisations.

On peut ainsi suivre un BTS Comptabilité et Gestion des Organisations dans plusieurs départements français. Il suffit d’être titulaire d’un baccalauréat général ou STT, d’un Deug ou de tout diplôme homologué de niveau 4. La forte demande pour ces formations motive également un test d’admission, suivi d’un entretien. La formation est ouverte à tous, étudiants, salariés ou demandeurs d’emploi. Le BTS Comptabilité et Gestion des Organisation fonctionne sur le système de l’alternance, et compte 1140 heures de cours théoriques sur 2 ans, ainsi que 2 jours par semaine au minimum dans l’entreprise. Concrètement, le BTS Comptabilité et Gestion des Organisations mène à la pratique de la comptabilité, ainsi qu’à toutes les formes de gestion en entreprise (absence/présence, congés, gestion dans le domaine social, fiscal, économique, financier ou juridique).

Il existe également à Paris 11 (Faculté Jean Monnet) un Master mention Gestion des Organisations, dirigé par Sandra Charreire-Petit (spécialité Organisation, Stratégies et Risques). Ce Master vise à la formation de managers opérationnels en environnements hautement concurrentiel, dynamiques et complexes. Les étudiants du Master Gestion des Organisations devront suivre en fin de cycle un stage allant de 3 à 6 mois en entreprise, afin de favoriser leur entrée sur le marché du travail.

La gestion des organisations est un domaine d’étude de plus en plus recherché, car les cadres juridiques et économiques des entreprises sont devenus extrêmement complexes, et nécessitent, pour une véritable maîtrise, d’être suivis par un œil averti.

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En effet, à l’heure où Internet et les moyens de communication immédiats accélèrent le rythme de la transmission des informations, une véritable lutte contre la montre est lancée dans le monde professionnel afin de pouvoir ajouter l’argument de la rapidité à celui de la qualité. Par conséquent, la gestion du temps est encore une niche de potentiel inexploité pour augmenter la rentabilité d’une entreprise.

Mais la gestion du temps, cela s’apprend. Il ne suffit pas d’établir une liste des dossiers à traiter pour gérer correctement son temps. Il faut en effet savoir poser des priorités, et hiérarchiser l’importance de chacune des tâches à réaliser. Pour accompagner employés et managers dans la gestion du temps, des logiciels extrêmement performants sont actuellement disponibles sur le marché.

La gestion du temps requiert toutefois d’autres compétences encore. Car un planning parfait peut avoir été établi, mais in ne sera efficace que s’il est suivi… Il faut donc apprendre à connaître ses limites, et à se fixer des objectifs ambitieux, mais réalistes. Il faut en outre repérer toutes les sources de perte de temps et de déconcentration : messageries instantanées, consultation compulsive des e-mails, pauses café répétées, discussions avec les collègues etc. Une bonne gestion du temps passe forcément par un minimum de discipline.

Pour apprendre à maître la gestion du temps, il existe des stages de deux ou trois jours sur ce thème. On y apprend la méthodologie pour gérer son temps au mieux, et des outils conçus pour une meilleure gestion du temps y sont présentés.

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En effet, les entreprises sont actuellement soumises à une telle pression qu’elles poussent toujours leurs employés à la limite de leurs capacités. Un cours de gestion du temps permet d’optimiser le rendement de chacun, et de réduire le stress au travail.

Les cours de gestion du temps abordent plusieurs thèmes essentiels, qui permettent de créer une véritable méthodologie de la mise en place des plannings. Les deux notions primordiales abordées pendant un cours de gestion du temps, sont les notions d’objectif et de priorité. Pour savoir ce qui doit être fait, il faut commencer par savoir ce que l’on veut obtenir. Une fois l’objectif clairement défini, il est beaucoup plus facile de trier les tâches par ordre d’importance. Cet aspect des cours de gestion du temps nous vient directement du général Eisenhower qui distinguait quatre groupes de tâches : les tâches importantes et urgentes (à faire soi-même, en premier), les tâches importantes mais non urgentes (à faire soi-même, mais en deuxième position), les tâches non importantes mais urgentes (à déléguer), et les tâches ni importantes ni urgentes (à déléguer, ou à supprimer !).

Les cours de gestion du temps seront ainsi particulièrement utiles aux managers qui doivent coordonner l’ensemble de l’équipe, mais les secrétaires, qui croulent sous les dossiers (tous urgents et prioritaires bien sûr !) apprécieront aussi certainement de tels enseignements !

Les cours de gestion du temps doivent être financés par l’entreprise. Ils ne s’étendent pas sur une longue durée (deux ou trois jours suffisent en général). Le coût moyen des cours sur la gestion du temps est d’environ mille euros.

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Car bien évidemment, tous les dossiers à traiter n’ont pas la même urgence, et un logiciel de gestion du temps et des priorités permet de niveler l’importance des différentes tâches à exécuter. Une simple liste ne permet effectivement pas la réalisation d’un planning rationnel. Tous les travaux ont la même importance, et la traitement de chacun est réparti équitablement sur la semaine. Si tous les objectifs sont remplis dans les temps, un emploi du temps conçu de cette manière ne posera pas de problème. En revanche, en cas d’imprévu ou de mauvaise évaluation du temps requis pour mener à terme les dossiers, tout le planning risque fort de tomber à l’eau s’il ne prend pas en compte la gestion du temps et des priorités.

Grâce au logiciel de gestion du temps et des priorités, l’employé peut travailler plus sereinement, en suivant simplement les recommandations de son emploi du temps pour être assuré de respecter les délais.

Par répercussion, l’utilisation d’un logiciel de gestion du temps et des priorité, en réduisant considérablement le stress, améliore sensiblement la productivité d’une entreprise.

La plupart des logiciels destinés aux entreprises sont destinés à la gestion du temps et des priorités. Le coût moyen d’un tel logiciel avoisine les 2000 euros. Mais tous les éditeurs de logiciels de gestion du temps et des priorités proposent à leurs clients potentiels des versions d’essai pour leur permettre de comparer les produits avant de se décider.

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La gestion du temps et des activités consiste à la fois à organiser le temps des employés selon une estimation a priori, puis à confronter cette projection avec le temps effectif qui a été alloué pour chaque activité. Grâce à un logiciel de gestion du temps et des activités, les plannings sont donc détaillés, et apportent une aide pour l’organisation des employés. A l’usage, un logiciel de gestion du temps et des activités permet également d’avoir une évaluation plus juste du temps nécessaire à l’accomplissement de tâches spécifiques.

En outre, en utilisant la gestion du temps et des activités, on peut contrôler l’efficacité du travail de chacun, et ajuster la répartition des tâches pour éviter la surcharge. Pour toutes les activités professionnelles nécessitant un décompte exact du temps passé sur le dossier d’un client, un logiciel de gestion du temps et des activités facilite le calcul des facturations horaires.

Grâce à un logiciel de gestion du temps et des activités, il est beaucoup plus aisé d’organiser une semaine entière en répartissant les différentes tâches à effectuer de manière homogène. On évite ainsi les retards et les oublis. Un logiciel de gestion du temps et des activités demande beaucoup d’attention au moment de la mise en place de l’emploi du temps, puisque la viabilité des objectifs sera dépendante de l’exactitude des prévisions. Mais le résultat en vaut la peine, car une gestion du temps et des activités adaptée permet d’éliminer le stress, et accroît donc la productivité.

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En effet, concocter des plannings pour chacun n’est déjà pas toujours évident, mais il faut également compter avec les jours de congé, les RTT ou les heures supplémentaires. Pour parvenir à satisfaire tout le monde, tout en remplissant les besoins de l’entreprise, et sans passer des journées à travailler d’arrache-pied, les outils de gestion du temps sont incontournables.

Il existe plusieurs types d’outils pour la gestion du temps. Les logiciels vraiment complets cumulent plusieurs de ces programmes. Voici donc quelques exemples d’outils de gestion du temps.

La base même des outils de gestion du temps, c’est bien entendu le programme qui permet de prévoir les emplois du temps en fonction des différents types de contrat. Les logiciels performants prennent en compte des paramètres tels qu’un jour de congé souhaité ou des horaires aménagés pour aller chercher les enfants à l’école. Mais à cet outil, on peut également ajouter des logiciels pour la gestion des temps d’absence ou des temps de travail effectifs. D’autres encore sont destinés à la gestion du temps par activité (savoir combien d’heures ont été passées sur un projet), puis à la facturation horaire des services. Les outils de gestion du temps sont donc extrêmement développés, et constituent un gain de temps énorme pour les services administratifs, tout en évitant au maximum les erreurs et en fournissant des indications pour améliorer encore la prévision des temps de travail par tâche.

Les outils de gestion du temps sont disponibles pour les petites et moyennes entreprises, mais également pour les groupes plus importants, ou encore pour les centre d’enseignement du collège à l’université.

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